Wie wird aus einer KI-Idee ein funktionierender Ablauf im Unternehmen? Diese Frage stand im Mittelpunkt eines Webinars von Digital Connect, das wir als IDM organisiert und begleitet haben. Die zentrale Botschaft: Wer KI sinnvoll einsetzen will, sollte nicht beim Tool beginnen, sondern beim konkreten Problem, bei den eigenen Prozessen und bei den Menschen im Betrieb.

KI-Expertin Lisa Höllbacher zeigte, worauf es bei der Einführung von KI besonders ankommt. Alex Burger von der Burger GmbH berichtete aus der Praxis, wie ein Südtiroler Handwerksbetrieb seine Digitalisierung Schritt für Schritt aufgebaut hat und damit die Basis für künftige KI-Anwendungen schafft.

Klarheit vor Geschwindigkeit

Viele Unternehmen starten mit KI, weil ein neues Tool spannend klingt oder weil einzelne Mitarbeitende bereits damit experimentieren. Laut Lisa Höllbacher ist das ein guter Anfang, reicht aber nicht aus. Entscheidend ist die Frage: Welches Problem soll KI im Unternehmen lösen?

Erst wenn der Anwendungsfall klar ist, lässt sich beurteilen, welche Lösung passt. Geht es um Texte, Recherche, Automatisierung, Datenanalyse oder Bild- und Videoinhalte? Nicht jedes Tool ist für jede Aufgabe geeignet. Für KMU heißt das: klein anfangen, den Nutzen prüfen und erst dann entscheiden, welche Technologie wirklich sinnvoll ist.

Daten, Regeln und Verantwortung

Ein weiterer Schwerpunkt des Webinars war die Rolle von Daten. KI kann nur dann gute Ergebnisse liefern, wenn die zugrunde liegenden Informationen verlässlich, strukturiert und zugänglich sind. Schlechte Prozesse und ungepflegte Daten werden durch KI nicht besser, sondern oft nur schneller sichtbar.

Ebenso wichtig sind klare Spielregeln. Unternehmen sollten festlegen, welche Tools verwendet werden dürfen, welche Daten eingegeben werden können, wer Entscheidungen trifft und wer Verantwortung übernimmt, wenn etwas nicht funktioniert. Governance ist damit kein bürokratisches Zusatzthema, sondern schafft Sicherheit und Geschwindigkeit.

Menschen mitnehmen

KI ist nicht nur ein Technologieprojekt, sondern ein Veränderungsprozess. Höllbacher betonte, dass die Akzeptanz im Team einer der größten Erfolgsfaktoren ist. Mitarbeitende müssen verstehen, wofür KI eingesetzt wird, wie sie davon profitieren und welche Rolle sie selbst weiterhin spielen.

Ein pragmatischer Ansatz sind sogenannte KI-Champions: Personen im Unternehmen, die Interesse am Thema haben, gezielt geschult werden und ihr Wissen in ihre Teams tragen. So entsteht Lernen im Arbeitsalltag, nicht nur im Seminarraum. Gerade für kleinere Betriebe kann dieser dezentrale Zugang hilfreich sein.

Praxisbeispiel Burger GmbH: Digitalisierung als Grundlage für KI

Wie dieser Weg in einem Südtiroler Betrieb aussehen kann, zeigte Alex Burger. Die Burger GmbH ist im Bereich Heizungs- und Sanitärinstallationen tätig, beschäftigt rund 30 Mitarbeitende und setzt jährlich zahlreiche Projekte um. Ausgangspunkt war nicht der Wunsch nach KI, sondern der Bedarf, Abläufe zu verbessern: weniger Papier, bessere Dokumentation, kürzere Projektdurchlaufzeiten und mehr Qualität in der Kundenbetreuung.

Gemeinsam mit einem Technologiepartner strukturierte das Unternehmen zunächst seine Daten und baute darauf eine eigene App für die Montage- und Installationsprozesse auf. Die App begleitet Projekte von der Auftragsübernahme bis zur Übergabe an den Kunden. Informationen, Prüfungen und Dokumentationen sind damit in Echtzeit verfügbar.

Ein Beispiel ist die Dokumentation von Druckprüfungen bei Rohrleitungen. Die Prüfungen wurden auch früher durchgeführt, aber nicht immer strukturiert dokumentiert. Heute unterstützt die App dabei, Qualität sichtbar zu machen und konsequent abzusichern. Gleichzeitig stärkt sie das Qualitätsbewusstsein der Mitarbeitenden.

Der nächste Schritt: KI in der Angebotserstellung

Auf dieser Grundlage plant Burger nun den nächsten Schritt: KI soll die Angebotserstellung unterstützen. Besonders bei standardisierten Projekten, etwa im Einfamilienhausbereich oder bei Heizungsumstellungen, liegen viele Erfahrungswerte und strukturierte Daten vor. Ziel ist es, nach einem Beratungsgespräch einen großen Teil des Angebots automatisch vorzubereiten.

Der erwartete Nutzen ist klar: weniger Zeitaufwand für Routinetätigkeiten, schnellere Angebote für Kundinnen und Kunden und mehr Zeit für Beratung, Plausibilitätsprüfung und individuelle Lösungen. Genau hier zeigt sich, worauf es bei KI ankommt: Sie ersetzt nicht die fachliche Arbeit, sondern schafft Freiraum für jene Aufgaben, bei denen Menschen den größten Mehrwert bringen.

Fünf Punkte, die Südtiroler KMU mitnehmen können

• Mit einem konkreten Problem starten, nicht mit einem Tool.
• Datenqualität und Prozesse prüfen, bevor KI eingeführt wird.
• Kleine Pilotprojekte wählen und den Nutzen messbar machen.
• Klare Regeln für Tools, Daten und Verantwortlichkeiten festlegen.
• Mitarbeitende früh einbinden und interne Multiplikatorinnen und Multiplikatoren aufbauen.

Das Webinar machte deutlich: KI wird für KMU dann wertvoll, wenn sie gezielt eingesetzt wird. Wer seine Prozesse kennt, seine Daten im Griff hat und die Menschen im Unternehmen mitnimmt, schafft die Grundlage für Anwendungen, die im Alltag wirklich funktionieren.